今の管理会社に不満があるオーナー様のための見直しのポイントと選び方

管理会社に任せてきたのに、最近は対応が遅く、入居者から直接連絡が来るようになって困っている。
そんな状況に心当たりはないでしょうか。

長年付き合ってきた管理会社だけに、「本当に変えるべきなのか」「他も同じではないか」と迷うのは当然のことです。しかし、対応の遅延や説明不足が続くようであれば、冷静に見直すタイミングが来ているのかもしれません。

本記事では、今の管理会社に感じている違和感を「感情」ではなく「契約」と照らし合わせて整理する視点を解説します。さらに、トラブルなく管理会社を切り替える方法や、新しい管理会社を選ぶ際に確認すべきポイントまで、網羅的にご紹介していきます。

管理会社の対応不足は「管理委託契約違反」かもしれない

管理会社への不満は、単なる感情論ではなく、契約上の義務違反に該当する場合があります。
まずは、客観的に状況を整理するところから始めましょう。

管理会社の対応状況を客観的にチェックするポイント

「対応が遅い」「連絡がない」と感じたときは、まず出来事を具体的に記録することが重要です。
感情ベースで判断すると、管理会社との話し合いがこじれる原因になりかねません。

記録すべき項目としては、修繕依頼から対応完了までにかかった日数、電話やメールの折り返し時間、月次報告書の遅れなどが挙げられます。対応履歴を蓄積しておくことで、自分の感じている違和感の根拠が明確になっていきます。

とくに、苦情処理や修繕対応の初動が著しく遅い場合は、業務遂行上の注意義務違反に該当する可能性があります。民法644条では、受任者（管理会社）は善良な管理者の注意義務をもって業務を遂行することが求められています。

苦情がオーナー様に直接届くようになったら危険信号

入居者が管理会社を通さずオーナーに直接連絡してくる状態は、管理業務の機能不全を疑うべきサインです。
本来、入居者からの問い合わせや苦情はすべて管理会社が一次対応すべき領域だからです。

管理会社が機能していないと、入居者の不満が蓄積し、更新拒否や退去につながりやすくなります。
入居者にとっては「管理会社に言っても対応してくれない」という経験が積み重なると、物件自体への信頼も失われていきます。その結果、空室率の上昇や収益低下を招き、物件の市場価値にも悪影響を及ぼしかねません。

たとえば、「エアコンの故障を1週間以上放置された」「騒音トラブルの相談をしても動いてくれない」といった声が入居者から直接届くようになったら要注意です。入居者が管理会社を「頼りにならない」と見限っている証拠だと考えてよいでしょう。

クレーム処理や設備不良への対応をオーナーが直接行う状況が常態化している場合は、管理体制の見直しを真剣に検討するタイミングだと言えます。

契約書で確認すべき「管理の責任範囲」

管理委託契約書には、管理会社が担う業務範囲（家賃回収、修繕手配、クレーム対応など）が明文化されています。まずは手元の契約書を確認し、「全部委託」なのか「一部委託」なのかを把握しましょう。
委託形態によって、管理会社が対応すべき業務の範囲が異なります。

「全部委託」の場合は、入居者募集から退去精算まで一貫して管理会社が対応します。一方、「一部委託」では、たとえば家賃回収のみを委託し、入居者対応はオーナー自身が行うといった形態もあります。どちらの契約形態かによって、管理会社に求められる責任範囲が変わってくるため、まずは契約書の該当条項を確認してください。

クレーム処理や修繕の手配が契約範囲に含まれているにもかかわらず未対応が続く場合は、契約違反の可能性も考えられます。反対に、オーナーが「当然やってくれる」と思っていた業務が、実は契約外であるケースも珍しくありません。

国土交通省が公開している「賃貸住宅標準管理委託契約書」を参考にすると、一般的な契約水準から大きく外れていないかを判断する目安になります。

管理会社をトラブルなく変更するにはどうするか？

管理会社の変更を決断したら、トラブルなく切り替えるための準備が必要です。
ここでは、費用の妥当性を判断する基準から、具体的な手続きの流れまでを解説します。

管理委託費の相場と、値上げが妥当か判断する基準

一棟アパートの管理委託費は、家賃収入の3〜5％が一般的な目安です。ただし、地域やサービス内容によって幅があるため、あくまで参考値として捉えてください。

管理会社からの値上げ通知自体は違法ではありません。しかし、「どの業務のコストが上がったのか」「何が追加されたのか」を説明できるかどうかが判断基準になります。説明が不十分で、従来と同じ業務内容なのに料金だけ上がる場合は、見直しを検討するきっかけと考えてよいでしょう。

契約書に「委託費改定条項」があるかも確認しておきましょう。改定の手続きや通知義務などが記載されていることが多く、値上げが適正な手続きを経ているか判断する材料になります。

変更時の流れと解約時の注意点

管理会社変更の基本的な流れは以下のとおりです。

引継ぎ資料としては、管理台帳、鍵管理表、修繕履歴、契約書、入居者連絡先、滞納状況、敷金情報などが必要になります。解約時のトラブル例としては、書類の返却拒否、鍵の引渡し拒否、退去精算の処理遅延などが報告されています。

契約解除条項に記載されている「予告期間」や「違約金の有無」は事前に確認しておきましょう。
感情的にならず、書面とスケジュールで淡々と進めることがトラブル回避の鍵になります。

サブリースや保証契約がある場合の落とし穴

サブリース契約は「管理委託契約」とは別物であり、解約・解除条件も大きく異なります。管理会社がサブリース契約の当事者である場合、管理の変更がそのまま契約解除につながらないケースがあるため注意が必要です。

とくに気をつけたいのは、サブリース契約の中に「管理委託を他社に移せない」旨の条項が含まれているケースです。知らずに解約を進めると、「サブリース契約違反」に問われるリスクがあります。サブリース契約を締結している場合は、管理会社の変更を検討する前に、契約書の解約条項を必ず確認してください。

また、保証会社との連携がある場合は、変更後の管理会社でも保証が継続されるか事前確認が必要です。
保証継続が不可となれば、滞納リスクへの備えがなくなってしまいます。新しい管理会社と保証会社の連携状況を事前に確認しておくことで、切り替え後のトラブルを防げます。

2020年に施行された賃貸住宅管理業法により、サブリース業者には契約前の重要事項説明が義務付けられました。過去に十分な説明を受けていない場合は、改めて契約内容を確認することをおすすめします。

次の管理会社を選ぶ判断基準とは？

管理会社の変更を決めたら、次は新しい管理会社選びです。ここでは、失敗しないための判断基準と、比較検討時に使える質問テンプレートをご紹介します。

管理体制・対応スピード・報告の明確さ

まず確認したいのは、担当者が不在時も代替対応できる「チーム管理体制」があるかどうかです。
担当者個人に依存する体制では、その人が休んだときに対応が滞るリスクがあります。

修繕やクレーム対応の「一次対応」を管理会社が直接行っているかも重要です。外部委託が多い場合は、対応スピードが遅くなりがちです。担当者からの連絡手段（電話・メール・アプリ）と返信スピードも事前に確認しておきましょう。

管理状況がオーナーに可視化される仕組みがあるかも判断材料になります。定期巡回報告や月次報告の頻度と内容、現場の対応履歴をリアルタイムで確認できるかどうかをチェックしてください。

どの管理会社にも共通に聞くべき「比較の質問テンプレ」

複数の管理会社を比較検討する際は、同じ質問を投げかけることで客観的な比較がしやすくなります。
以下の6項目を各社に確認してみてください。

• 緊急時の対応時間：水漏れや設備故障が発生した場合、何分以内に一次対応を開始するか
• 修繕対応の承諾基準：オーナー承諾が必要な金額ラインと、相見積もり取得の有無
• 滞納対応のルール：何日遅延したら催促するか、保証会社との連携フロー
• 空室対策の具体策：リフォーム提案・家賃調整提案・募集条件の見直しなど、どこまで提案してくれるか
• 月次報告書の内容：サンプルを見せてもらい、報告項目と頻度を確認
• 担当者変更時の引継ぎ：引継ぎフローとオーナーへの事前通知の有無

このような質問に対する回答内容と、説明の丁寧さを比較することで、管理会社ごとの姿勢の違いが見えてきます。

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修繕・退去対応・原状回復・販売支援までをグループ内で連携し、資産価値を維持する体制が整っている点も特徴です。営業・管理・リフォームの部門連携が取れており、情報伝達のタイムラグが起きにくい体制を構築しています。

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管理会社の対応は、入居者満足度や入居率に直接影響します。管理会社が十分に対応してくれず、クレームをオーナーが直接受けるようになった時点で、信頼関係は崩れている可能性が高いと言えるでしょう。

対応に疑問を抱き始めたら、それは管理会社の変更を考え始めるタイミングです。
「長年の付き合いだから」「変更が面倒だから」と先延ばしにしていると、入居者離れや収益悪化につながりかねません。

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管理会社の切り替えを検討されている方は、まずは無料の資料請求から、物件や運用状況にあった管理の進め方を検討してみてはいかがでしょうか。